Gli 11 errori più imbarazzanti nelle newsletter (e come rimediare)

Forse anche tu conosci bene quella grande paura di commettere errori in una newsletter: la tua campagna destinata a 10.000 persone è pronta per l’invio. Clicchi sul pulsante “Invia newsletter” e non riesci a lasciare il mouse. Hai davvero pensato a tutto? È stato tutto revisionato e gli eventuali errori sono stati corretti? Niente panico: che tu sia alle prime armi o un professionista dell’email marketing, a tutti può capitare uno scivolone, come dimostrano i nostri 11 esempi di errori imbarazzanti nel mondo delle newsletter. L’importante è mantenere la calma e riflettere bene su come gestire al meglio la situazione.

1. Errore #1 nelle newsletter: allusioni involontarie e inappropriate

A volte si trova un gioco di parole o un riferimento che sembra perfetto per la newsletter. Le intenzioni sono buone, ma proprio in quel momento si rischia di fare un enorme scivolone. Questo può non solo ferire chi legge, ma anche danneggiare l’immagine della tua azienda.

📝 Esempio: un gioco di parole poco attento

Questa esperienza l’ha vissuta anche un noto produttore di articoli sportivi nel 2017. L’azienda voleva congratularsi con tutti gli atleti che avevano partecipato con successo alla maratona di Boston. Così ha inviato loro una newsletter con oggetto: “Congratulazioni, sei sopravvissuto alla maratona di Boston!”. Una bella idea, in teoria. Se non fosse che si trattava proprio della maratona in cui, tre anni prima, due ordigni erano esplosi all'arrivo, uccidendo tre persone e ferendone quasi 300.

Con queste premesse, l’oggetto di una newsletter che tre anni dopo fa le congratulazioni per essere “sopravvissuti” alla maratona di Boston risulta inevitabilmente molto cinico. Naturalmente non c’era alcuna intenzione maliziosa o umorismo di cattivo gusto da parte dell’azienda sportiva: con ogni probabilità, chi ha scritto l’oggetto voleva semplicemente richiamare la resistenza e la forza necessarie per affrontare una maratona. È quasi certo che non abbia collegato quel termine all’attentato avvenuto pochi anni prima.

Così, da una newsletter nata con le migliori intenzioni è scaturita una comunicazione controversa, che in poco tempo ha fatto il giro del mondo sui social. L’attenzione globale può essere positiva per un’azienda, ma non quando si tratta, come in questo caso, di pubblicità negativa. A dimostrare che la scelta dell’oggetto non abbia affatto giovato all’immagine del brand è arrivata anche la reazione dell’azienda:

In un tweet pubblico, l’azienda si è scusata “profondamente” per l’errore nella newsletter. Ha ammesso che si trattava di un “oggetto email poco sensibile”, non sufficientemente ponderato.

Per evitare di ritrovarsi in situazioni simili e di richiamare inconsapevolmente eventi delicati, è consigliabile far rileggere la newsletter da più colleghi prima dell’invio. È probabile che uno dei revisori colga per tempo il riferimento involontario e proponga una correzione, evitando così il rischio di un grave danno d’immagine per la tua azienda.

2. Errore #2 nelle newsletter: problemi con la personalizzazione

Un saluto personalizzato rivolto ai destinatari genera molte più conversioni rispetto a una newsletter impersonale inviata in massa, ed è quindi uno dei principali fattori di successo dell’email marketing. Con contenuti personalizzati, gli iscritti percepiscono la tua newsletter in modo più positivo, aumentando la probabilità che aprano e leggano le tue email. Anche una semplice formula di saluto con il nome o il cognome del destinatario all’inizio della newsletter può incidere in maniera significativa sul tasso di interazione.

Usare in modo errato la formula di personalizzazione

Quando nella personalizzazione si insinua un errore, l’effetto può purtroppo essere l’opposto di quello desiderato, una situazione in cui molti professionisti dell’email marketing si sono già trovati. Se, ad esempio, durante la creazione della newsletter cancelli per sbaglio una parte del segnaposto dedicato al saluto personalizzato, il nome del destinatario non verrà più inserito automaticamente al momento dell’invio. Gli iscritti vedranno invece il frammento rimasto della formula errata.

Se i tuoi lettori vengono accolti con un “Ciao {%Nome!” al posto del loro nome reale, il beneficio della personalizzazione svanisce immediatamente: invece di percepire una comunicazione rivolta davvero a loro, si rendono conto a colpo d’occhio che si tratta di un messaggio automatizzato.

Alcuni iscritti forse non ci faranno caso, altri passeranno sopra al piccolo errore con un sorriso. Ma nel peggiore dei casi una formula di saluto sbagliata può ridurre l’interesse verso i contenuti e abbassare la propensione al clic.

Per questo motivo è fondamentale inserire nella tua checklist di invio un test delle personalizzazioni presenti nella newsletter.

Con rapidmail puoi verificare la personalizzazione in diversi modi:

• 👁‍🗨 Funzione di anteprima: puoi scorrere tra i vari indirizzi dei destinatari e controllare nell’anteprima se, ad esempio, viene visualizzato correttamente il nome giusto.
• 📬 Email di prova: prima dell’invio definitivo, consigliamo sempre di spedire la newsletter come test a te stesso e ad alcuni colleghi. Quattro, sei o anche otto occhi vedono meglio di due, anche quando si tratta di individuare formule di saluto errate. Per verificare la personalizzazione nelle email di prova, è sufficiente aggiungere in precedenza gli indirizzi corrispondenti alla lista dei destinatari.

Se a prima vista non ti è chiaro se l’errore di personalizzazione dipenda, ad esempio, da una parentesi mancante o da uno spazio in più, vale sempre la pena controllare la tua lista dei contatti. Per poter salutare gli iscritti in modo personalizzato, i loro nomi devono infatti essere memorizzati correttamente nei campi giusti.

Per quanto riguarda la personalizzazione nelle newsletter, si applica la stessa regola del quotidiano: meglio un semplice e cordiale “Ciao!” che rischiare di rivolgersi a qualcuno con il nome sbagliato.

3. Errore #3 nelle newsletter: allegati mancanti

Questo fastidioso errore nelle newsletter, o nelle email in generale, è capitato probabilmente a tutti almeno una volta. Scriviamo un messaggio in cui, a un certo punto (“come da allegato”), menzioniamo il documento che dovrebbe trovarsi in allegato. Poi ci viene in mente un dettaglio importante da aggiungere, lo scriviamo, chiudiamo con un “grazie e a presto” e inviamo.

Quando il destinatario risponde chiedendo se per caso invieremo anche il documento citato, ci mettiamo le mani nei capelli. Già, c’era ancora qualcosa da fare: allegare il file prima di premere “invia”.

rapidmail è uno dei pochi tool per newsletter che permette anche di aggiungere allegati durante la creazione della campagna. È particolarmente utile quando l’allegato rappresenta la parte più importante della newsletter, ad esempio perché contiene il codice sconto, il nuovo listino prezzi, le offerte last minute o il menù del giorno. In questi casi è davvero frustrante dimenticare l’allegato e non inviarlo. Non solo per te, che dovrai mandare una seconda newsletter con il file corretto, ma anche per i tuoi destinatari, che potrebbero irritarsi dopo aver dedicato tempo a leggere una email incompleta.

Per evitare che, nella fretta di inviare una email di scuse, ti dimentichi di nuovo l’allegato (succede più spesso di quanto si pensi!), è utile adottare sempre la stessa sequenza quando prepari una newsletter:

1. Impostare il mittente della newsletter
2. Caricare l’allegato
3. Creare il contenuto della newsletter
4. Solo dopo, scrivere l’oggetto finale e il preheader
5. Inviare le email di prova
6. Selezionare la lista dei destinatari solo alla fine (per evitare un invio anticipato e non voluto)

4. Errore #4 nelle newsletter: foto e testi dimenticati

Gli iscritti a un negozio online statunitense di prodotti per la salute e il fitness hanno ricevuto, con grande stupore, una newsletter piena di foto di gattini e con l’oggetto “[TEST] PM Tracking Test”. E hanno provato a capire quale fosse il legame tra gattini, fitness e quell’oggetto misterioso. In realtà non esisteva alcun collegamento: l’azienda aveva semplicemente inviato per errore la mail di test, completa di testi e immagini provvisorie, a tutta la lista dei destinatari.

Per scusarsi dell’accaduto, la società ha inviato una seconda newsletter, riprendendo con ironia l’errore e le foto di gatti fuori contesto:

Per evitare di inviare per errore una email di test all’intera lista dei destinatari, è consigliabile selezionare la lista corretta solo al momento dell’invio della newsletter. In questo modo ti assicuri che gli iscritti ricevano esclusivamente la versione finale del messaggio.

Puoi evitare domande confuse da parte dei lettori riguardo foto di test dimenticate inserendo direttamente le immagini corrette mentre scrivi la newsletter, invece di rimandare a dopo. Nuovi progetti o semplicemente il passare del tempo possono infatti far sì che quei contenuti mancanti vengano dimenticati.

5. Errore #5 nelle newsletter: date sbagliate

Che si tratti di eventi importanti o della durata di una promo particolarmente vantaggiosa, indicare una data errata in una newsletter può avere conseguenze disastrose. Se invii, ad esempio, una comunicazione a tutti i clienti abituali con il messaggio “Fino all’11/06/2024: 20% di sconto su tutti i mobili da cucina”, ti troverai nei guai. Come spiegare ora che in realtà si intendeva l’11/06/2023?

Se questi errori si ripetono, possono sembrare poco professionali e confondere i clienti, che a un certo punto non sapranno più fino a quando è valida una determinata promozione. Per questo motivo, prima dell’invio controlla sempre con attenzione che tutte le date riportate siano corrette!

6. Errore #6 nelle newsletter: scegliere la lista dei destinatari sbagliata

Quando invii newsletter segmentate, puoi mandare contenuti diversi a gruppi di destinatari differenti e adattare i messaggi ai loro interessi e alle loro abitudini. In questo modo, grazie all’assegnazione di etichette, chiamata anche tag nell’email marketing, ottieni risultati migliori.

Se però selezioni la lista errata, tutto il lavoro svolto e i costi sostenuti purtroppo vanno sprecati. E non è nemmeno l’unico problema legato a un invio alla categoria sbagliata di destinatari.

📝 Esempio: un augurio inviato con troppa leggerezza

Un servizio di fotografia statunitense ne sa qualcosa: desiderava congratularsi con i neogenitori presenti nei propri contatti inviando loro una newsletter con il messaggio “Congratulations on your bundle of joy” (“Congratulazioni per il nuovo arrivato”), cogliendo l’occasione per promuovere anche le sue cartoline di ringraziamento per amici e familiari. Un pensiero carino, peccato che la newsletter sia stata inviata alla lista sbagliata, raggiungendo così anche molte persone senza figli.

Fortunatamente molti destinatari hanno preso la gaffe con ironia. Una lettrice, ad esempio, ha twittato chiedendosi se il “bundle of joy” a cui si riferiva l’azienda fossero forse le sue nuove scarpe. Ma non tutte le reazioni sono state positive: un altro destinatario, molto ferito dal messaggio, ha scritto al servizio di fotografia (tradotto dall’inglese): “Sul serio. Mi ha appena rovinato la giornata. Grazie per avermi ricordato che non ho un bambino!”.

Il nostro consiglio dopo questo spiacevole errore: personalizzare i contenuti in base agli interessi dei destinatari è un’ottima pratica, ma solo se la newsletter viene effettivamente inviata alle persone per cui è pensata.

7. Errore #7 nelle newsletter: grammatica, ortografia o refusi

Errori grammaticali, di ortografia o semplici refusi sono probabilmente i classici tra le gaffe nelle email. Anche chi padroneggia perfettamente la lingua può inciampare in sviste fastidiose, che possono ridurre l’efficacia di una campagna email o, nel peggiore dei casi, danneggiare l’immagine dell’azienda.

📝 Esempio: un significato completamente diverso

Lo ha sperimentato anche un fashion e-commerce statunitense, che nella riga dell’oggetto della newsletter ha promosso la propria collezione con il testo: “See it. Love it. Not get it.” (in italiano: “Guardalo. Amalo. Non comprarlo.”).

Ovviamente l’azienda non voleva scoraggiare gli iscritti dall’acquistare i propri capi, ma incentivarli: l’oggetto corretto sarebbe dovuto essere “See it. Love it. Now get it.” (“Guardalo. Amalo. Compralo ora.”). Un refuso sfortunato, che ha trasmesso l’impressione che il brand sconsigliasse l’acquisto dei propri prodotti.

Oltre a refusi sfortunati come questi, durante il controllo delle email di prova dovresti prestare attenzione anche ai seguenti errori:

• Errori ortografici frequenti: “un pò” anzi che “un po’”; “apposto” invece di “a posto”; “un’altro” invece di “un altro”; ecc.
• Errori nei nomi propri, sia di persone (es. “Elleonora” invece di “Eleonora”) sia di aziende (es. “Appel” invece di “Apple”)
• Errori nelle maiuscole/minuscole: un errore comune consiste nell'iniziare con la maiuscola la frase successiva al saluto (ad es. dopo “Ciao Max,”). Questo è corretto solo se la formula di saluto termina con un segno di fine frase (“Ciao Max!” oppure “Ehi, Max?”).

8. Errore #8 nelle newsletter: segnaposto dimenticati nel testo

Sicuramente sarà capitato anche a te: mentre scrivi una newsletter, mancano ancora alcune informazioni, come l’orario di un evento o l’URL definitivo della pagina a cui vuoi indirizzare gli iscritti, e inserisci quindi un segnaposto, ad esempio: “L’evento inizierà alle XX.XX”. È una soluzione pratica, certo, ma comporta un rischio: potresti dimenticarti di sostituire il segnaposto con l’informazione corretta prima dell’invio.

A quel punto, la newsletter perderebbe completamente di valore, perché mancherebbero proprio le informazioni fondamentali che volevi condividere con i tuoi destinatari.

📝 Esempio: un link davvero inappropriato

Un produttore di giocattoli ha imparato a sue spese quanto l’uso dei segnaposto possa avere conseguenze ben più gravi per l’immagine aziendale. L’azienda aveva avuto un’idea molto carina: invitare i genitori a filmare i propri bambini mentre scartavano i regali, per poi caricare i video sul sito del brand.

Un’ottima iniziativa! Peccato che nella newsletter dedicata alla campagna sia stato commesso un errore fatale: l’URL della pagina su cui caricare i video era stata temporaneamente inserita con un segnaposto “XXX” tra il “www.” e il “.com”. Naturalmente, l’intenzione era quella di sostituirlo con il link corretto prima dell’invio, ma questo passaggio è stato dimenticato.

I genitori che hanno cliccato per caricare il video si sono ritrovati su un sito tutt’altro che adatto ai bambini, con comprensibile shock.

9. Errore #9 nelle newsletter: link mancanti o non funzionanti

Una newsletter non serve solo a informare i destinatari su novità importanti. Chi la invia si aspetta di solito che gli iscritti interagiscano con l’email, ad esempio cliccando sul pulsante Call-to-Action che rimanda alla pagina desiderata, dove possono creare un account, scaricare un e-book o acquistare il prodotto promosso.

Ma a cosa serve una newsletter ben curata se, per distrazione, ci si dimentica di inserire il link nel pulsante, oppure se quel link porta a una pagina di errore? Nella maggior parte dei casi, i lettori si limiteranno a chiedersi per un attimo perché la pagina non corrisponde a ciò che era descritto, chiuderanno l’email e la dimenticheranno subito dopo.

Ovviamente non è questo l’obiettivo. Perciò, prima dell’invio, controlla sempre con estrema attenzione che tutti i link siano presenti e funzionanti.

È possibile correggere l’errore dopo l’invio?

Se hai dimenticato di inserire il link nella newsletter, non c’è altra soluzione se non inviare una seconda comunicazione, questa volta con il collegamento corretto.

Se invece si tratta “solo” di un refuso nell’URL, con rapidmail puoi contattare il nostro supporto: il team può correggere il link per te, a condizione che il tracciamento dei link fosse attivo nella newsletter. In questo modo gli iscritti non si accorgeranno nemmeno che il collegamento iniziale era errato. Questa opzione è però possibile solo se ti rendi conto dell’errore subito dopo l’invio e la maggior parte dei destinatari non ha ancora aperto la newsletter.

10. Errore #10 nelle newsletter: tempismo sbagliato

Anche nell’invio di una newsletter il tempismo è fondamentale. Sebbene il rischio di questo tipo di errore sia piuttosto basso, è già capitato che alcune aziende scegliessero, involontariamente, il momento peggiore per inviare una comunicazione legata a un tema specifico.

📝 Esempio: una campagna inviata con poca attenzione al contesto

È il caso di una nota piattaforma statunitense di affitti per vacanze. La campagna inviata aveva come titolo “Floating World” (“Mondo galleggiante”) e il sottotitolo recitava: “Come trascorrere un giorno, o un intero viaggio, senza toccare terra. La tua prossima avventura acquatica comincia qui!” (originale: “How to spend a day, or an entire trip, without touching dry land. Your next aquatic adventure starts here.”). Nel testo della newsletter si invitavano inoltre i lettori a “restare a galla”.

In condizioni normali, quella sarebbe stata una campagna email originale, capace di attirare l’interesse di molti iscritti. Ma il momento scelto per l’invio non avrebbe potuto essere peggiore: la newsletter a tema “acquatico” è arrivata ai destinatari proprio mentre l’uragano Harvey devastava il Texas, causando già le prime vittime e lasciando decine di migliaia di persone senza casa.

È comprensibile che, quando la propria abitazione è sommersa dall’acqua, non si abbia alcuna voglia di pensare a vacanze in casa galleggiante o a divertenti scivoli d’acqua. Non sorprende, quindi, che le reazioni dei destinatari al tema poco sensibile della newsletter siano state tutt’altro che positive.

11. Errore #11 nelle newsletter: ignorare la prospettiva dei destinatari

Forse sei convinto che “di più è meglio”,anche quando si tratta di promuovere i tuoi prodotti. Per quanto tu creda nel tuo brand e nel tuo email marketing, ricorda sempre di considerare il punto di vista dei lettori. È vero: apprezzano la tua azienda, ed è per questo che si sono iscritti alla newsletter. Ma questo non ti autorizza a riempire la loro casella di posta con una quantità eccessiva di email.

Mettiti nei panni dei tuoi contatti e chiediti quanto spesso tu stesso vorresti ricevere un’email dalla tua azienda, e quanto sarebbe realmente rilevante per te. Trovare una frequenza di invio equilibrata è fondamentale: non vuoi certo infastidire i tuoi lettori o spingerli a disiscriversi dalla newsletter.

Non conta solo la frequenza: anche la scelta dei temi è un aspetto essenziale. Nella tua lista ci sono persone con interessi diversi, soprattutto in relazione ai tuoi prodotti. Ciò che interessa alla persona A non è detto che interessi anche alla persona B. Newsletter percepite come fastidiose portano rapidamente alla disiscrizione, quindi è importante evitarlo il più possibile.

Per inviare a ciascun iscritto contenuti davvero rilevanti, conviene utilizzare l’invio segmentato. In questo modo puoi adattare i messaggi agli interessi e ai comportamenti dei tuoi contatti e spedire solo newsletter pertinenti, capaci di generare valore per entrambi: per i lettori e per la tua azienda.

12. Oh oh… e adesso? Come rimediare ai tuoi errori nell’email marketing

A volte l’errore nella newsletter salta all’occhio subito dopo aver inviato la campagna. Con uno strumento per inviare newsletter come rapidmail è ancora possibile interrompere l’invio. Spesso però l’errore viene notato solo quando si leggono le reazioni dei destinatari sui social media oppure quando arrivano email confuse con richieste di chiarimento. A quel punto, bisogna stringere i denti e andare avanti!

Ricorda che tutti commettono errori, sia chi è alle prime armi che i professionisti delle newsletter. Non serve a nulla scaricare la colpa sugli altri, negare l’errore o cercare di nasconderlo. Nel tuo interesse, e ovviamente anche in quello della tua azienda, dovresti ammettere l’errore e trarre il meglio dalla situazione.

Come reagire al meglio agli errori nella newsletter?

La modalità con cui dovresti rispondere a un errore dipende soprattutto dal fatto che si tratti di un errore grave oppure solo di una piccola svista. Piccoli errori, come refusi, allegati dimenticati o foto di test, possono essere gestiti al meglio con un po’ di ironia. In questi casi puoi sfruttare l’errore, come nell’esempio sopra, le foto di prova dei cactus dimenticate nella newsletter di San Valentino, per inviare ai tuoi destinatari un’email di scuse dal tono divertente. Questa potrebbe, per esempio, richiamare completamente il tema dei cactus nel design e negli elementi grafici. Sicuramente strapperà un sorriso ai tuoi abbonati, e riporterà rapidamente il buon umore.

In caso di errori gravi nella newsletter, come gli esempi citati in precedenza della Boston Marathon o dell’uragano in Texas, l’immagine della tua azienda potrebbe risentirne anche a lungo. Confrontati con il tuo team e decidete insieme come scusarvi con i destinatari in un’email successiva, spiegando chiaramente come si è verificato l’errore.

Dal momento che un passo falso può diffondersi rapidamente anche sui social, è utile pubblicare una dichiarazione sull’accaduto anche sugli altri canali che utilizzi per la comunicazione aziendale. La cosa più importante è essere trasparenti: fornisci una spiegazione comprensibile e scusati in modo sincero.

13. Consigli per le email di scuse in caso di errori

Quel che è fatto è fatto,una seconda email in cui ti scusi per l’errore è spesso una buona soluzione per riconquistare il favore dei tuoi lettori.

• 👥 Personalizza l’email di scuse: la tua richiesta di scuse risulta più sincera se ti rivolgi ai destinatari in modo personale. In questo modo dai l’impressione che per te sia davvero importante scusarti con ciascuno di loro per l’errore commesso. Naturalmente, assicurati che nella personalizzazione non ci sia un altro errore. Anche inserire una tua foto, o quella del responsabile marketing, con una firma alla fine dell’email contribuisce a dare un tocco più umano. I destinatari capiranno così che dietro all’errore non c’era alcuna cattiva intenzione, ma semplicemente una persona che, come tutti, può sbagliare.
• ❌ Non usare un indirizzo mittente “noreply”: dai invece ai destinatari la possibilità di rispondere alla tua email di scuse. In questo modo dimostri che ti assumi la responsabilità dell’errore e che sei disposto ad accettare anche eventuali feedback negativi. Se i lettori hanno modo di sfogarsi rispondendo direttamente alla tua email, sarà meno probabile che portino la questione inutilmente in pubblico sui social. Inoltre, rispondendo a tua volta ai loro messaggi, farai sentire i destinatari ascoltati, e con buona probabilità saranno più inclini a perdonarti la svista.
• 😄 Prendila con un po’ di ironia: chi non si prende troppo sul serio di solito è percepito in modo più positivo rispetto a chi non riesce mai a sorridere. Per questo, una dose di humor può rendere la tua email di scuse più simpatica, a patto che la gravità dell’errore lo permetta. Naturalmente, il fatto che tu riesca a scherzarci su non deve peggiorare la situazione né risultare offensivo. Il consiglio migliore? Confrontati con il tuo team per valutare se, in quel caso specifico, l’umorismo sia davvero appropriato.
• 🎁 Rassicurare e “addolcire” i destinatari: spedizione gratuita sul prossimo ordine, uno sconto interessante o un codice promo: incentivi di questo tipo aiutano a riconquistare rapidamente la fiducia dei tuoi iscritti, facendo dimenticare in fretta la piccola gaffe nella newsletter.

Il nostro rapidtip: prima di inviare l’email di scuse, testa il codice sconto una volta in più, meglio essere certi che funzioni davvero!

14. Conclusione

Non vuoi più ritrovarti nella scomoda situazione di dover inviare email di scuse? Con un po’ di attenzione in più nella fase di preparazione e controllo, puoi evitare la maggior parte degli errori più comuni e affrontare ogni invio con maggiore tranquillità.

Con rapidmail puoi anche inviare gratuitamente delle email di prova a te stesso e ai tuoi colleghi prima del vero invio, così eviti sul nascere qualsiasi figuraccia nella newsletter!