Inviare una newsletter e scoprire che Gmail la sposta nello spam o la rifiuta può essere molto frustrante, soprattutto dopo aver dedicato tempo alla creazione dei contenuti. Gmail offre funzionalità avanzate come filtri antispam e sistemi di sicurezza basati su intelligenza artificiale, che analizzano e bloccano le email sospette per proteggere gli utenti. Negli ultimi mesi Google ha introdotto nuove regole di sicurezza per contrastare phishing, spoofing e invii indesiderati.In questo articolo vediamo come Gmail valuta i messaggi, quali aspetti possono causare problemi e quali azioni puoi adottare per migliorare la deliverability, considerando l'applicazione concreta delle nuove regole e i criteri utilizzati da Gmail per filtrare e valutare le email.

1. Perché Gmail può bloccare o classificare come spam le tue email

Gmail valuta ogni messaggio attraverso diversi parametri: autenticazione del dominio, reputazione del mittente, qualità della lista, comportamento dei destinatari e contenuto stesso della mail.

Il motivo per cui le tue email possono essere bloccate o classificate come spam è legato al fatto che, quando uno di questi fattori non è in linea con le policy o presenta anomalie, la conseguenza può essere un ritardo nella consegna, il posizionamento nello spam o il rifiuto del messaggio.

Una reputazione compromessa, un engagement basso o un dominio non autenticato sono spesso causa di blocchi. Anche un aumento improvviso del volume di invio, una lista poco pulita o contenuti strutturati in modo poco chiaro possono contribuire a peggiorare la situazione.

Prima di intervenire è utile analizzare il tuo punto di partenza: capire se ci sono errori tecnici, verificare lo stato della reputazione e controllare la qualità dei contatti.

In caso di problemi di deliverability, è possibile ricevere un messaggio che indica la presenza di un errore nei controlli di sicurezza come SPF, DKIM o DMARC, ed è fondamentale individuarne la causa per risolverlo. È importante prendere in considerazione tutti i fattori che possono influenzare la deliverability per ottenere risultati ottimali.

2. Autenticazione e configurazione del dominio (SPF, DKIM, DMARC)

L’autenticazione del tuo dominio è uno degli elementi più importanti per la deliverability. Quando i record DNS non sono presenti o sono configurati in modo errato, Gmail tende a limitare o rifiutare l’invio. Assicurati che i tre standard principali siano correttamente configurati:

• SPF (Sender Policy Framework), che identifica i server autorizzati a inviare email per conto del tuo dominio e verifica l’autenticità del mittente per prevenire lo spam
• DKIM (Domain Keys Identified Mail), che applica una firma digitale e garantisce che il contenuto del messaggio non sia stato modificato
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance), che indica a Gmail come comportarsi quando il messaggio non supera i controlli SPF o DKIM

Per configurare correttamente questi standard, sono necessarie alcune azioni pratiche come l’inserimento e la verifica dei record DNS, seguendo le guide fornite dai provider o seguendo i passaggi suggeriti nell'Help Center.

3. Mittente, liste e volumi: il cuore della reputazione

La reputazione del mittente è influenzata da diversi aspetti che riguardano identità, qualità della lista e gestione dei volumi di invio. Un indirizzo mittente professionale e coerente nel tempo rafforza la fiducia degli utenti e migliora la percezione di Gmail, che tende a penalizzare i domini generici come @gmail.com. Usare un dominio aziendale verificato (ad esempio newsletter@azienda.it) è quindi una scelta essenziale per chi fa email marketing.

La cura delle liste è altrettanto importante. Ricordati di gestire la tue mailing list e ogni indirizzo email in modo conforme alle normative come il GDPR, assicurando trasparenza e sicurezza nella raccolta e nel trattamento dei dati.

Una lista composta da contatti che non interagiscono, che si disiscrivono frequentemente o che generano molti bounce può danneggiare la reputazione del dominio. È preferibile inviare comunicazioni solo a chi ha espresso consenso, evitare database acquistati e mantenere la lista pulita nel tempo. L’uso del doppio opt-in aiuta a evitare iscrizioni errate e migliorare la qualità generale dei contatti.

Se utilizzi rapidmail, la gestione dei bounce avviene in modo automatico e ti permette di mantenere la lista sana.

La gestione dei volumi merita particolare attenzione, soprattutto se superi le 5.000 email al giorno verso Gmail. In questi casi è essenziale rispettare le nuove linee guida per i mittenti ad alto volume.

È importante anche monitorare l'indirizzo IP utilizzato per l'invio e avere la capacità tecnica di gestire la reputazione, così da migliorare la deliverability delle email. Anche quando i numeri sono più contenuti, aumenti repentini possono essere interpretati come segnali sospetti. Inviare gradualmente è sempre la scelta migliore.

Un ultimo aspetto riguarda la disiscrizione. Gmail richiede che sia sempre visibile e semplice da utilizzare. Nei volumi più elevati è previsto anche un link di disiscrizione integrato direttamente nelle comunicazioni. Una procedura trasparente con cui puoi evitare segnalazioni come spam e migliorare la percezione della tua comunicazione.

4. Contenuto e qualità dei messaggi: cosa evitare e cosa ottimizzare

Il contenuto dell’email gioca un ruolo molto importante nella deliverability. I filtri di Gmail analizzano il testo, la struttura, la proporzione tra testo e immagini e la presenza di elementi sospetti. Parole eccessivamente commerciali o ripetute, email composte unicamente da immagini o messaggi troppo ricchi di link potrebbero essere interpretati come tentativi di spam.

Anche gli allegati pesanti o con estensioni poco sicure possono causare problemi. Mantieni una struttura pulita, curata e bilanciata, alternando testo e immagini in modo armonioso. Un contenuto chiaro, pratico e rilevante per il destinatario non solo migliora la deliverability, ma aumenta anche l’interesse e il coinvolgimento di chi riceve il messaggio.

Osservare il comportamento degli utenti, come aperture, clic e interazioni, permette di capire quali contenuti funzionano meglio e di ottimizzarli progressivamente. Migliorare la qualità delle email non è un intervento una tantum, ma un processo continuo.

5. Monitoraggio della reputazione e misurazione della deliverability

Capire come Gmail gestisce le tue email dopo l’invio è fondamentale per prevenire problemi più seri. I Postmaster Tools di Google sono uno degli strumenti più utili, perché permettono di controllare la reputazione del dominio, il volume dei messaggi, il tasso di spam e quello dei bounce.

Monitorare l’email deliverability e la consegna delle email nella casella di posta in arrivo è essenziale: questi strumenti consentono di verificare se le email raggiungono effettivamente la posta in arrivo o vengono filtrate come spam. Analizza questi dati per individuare rapidamente eventuali segnali di peggioramento.

Raccogli informazioni dettagliate dai report di monitoraggio per intervenire e ottimizzare la deliverability complessiva. Anche gli strumenti di analisi del contenuto offrono indicazioni preziose su potenziali elementi che potrebbero essere considerati rischiosi. Le liste seed, invece, ti consentono di verificare il percorso reale delle mail e capire se arrivano nella casella di posta, finiscono nello spam o vengono rifiutate dal server.

6. Sicurezza e aspetti tecnici avanzati: protezione, personalizzazione e IP

La sicurezza dell’email è strettamente collegata alla deliverability. Un account vulnerabile può essere compromesso e utilizzato per attività sospette, con conseguenze dirette sulla reputazione del dominio. Per proteggere il tuo account è importante adottare alcune misure fondamentali:

• utilizzare password complesse e uniche per ogni servizio
• attivare sempre l’autenticazione a due fattori (2FA)
• utilizzare antivirus e firewall aggiornati
• affidarsi a provider che utilizzano crittografia e sistemi anti-phishing avanzati

Anche la personalizzazione ha un impatto diretto sull’engagement e sulla reputazione del dominio. Un messaggio costruito in base alle preferenze, alla lingua o al comportamento passato del destinatario tende a ottenere risultati migliori ed essere interpretato come più rilevante.

Con rapidmail puoi sfruttare segmentazione e campi dinamici per creare comunicazioni mirate e coerenti, in grado di migliorare il coinvolgimento e ridurre le segnalazioni spam.

Un altro elemento tecnico spesso sottovalutato è l’indirizzo IP da cui partono gli invii. Un IP dedicato permette di controllare in modo più preciso la reputazione, ma richiede una gestione accurata: dovresti “riscaldarlo” gradualmente, aumentando il volume di invio in modo progressivo per farlo riconoscere come affidabile da Gmail.

7. Conclusione

Rispettare le linee guida di Gmail è fondamentale per assicurarsi che le email arrivino nella casella di posta dei destinatari. Ogni organizzazione deve gestire con attenzione la propria email deliverability, adottando strategie per proteggere le mail e garantire la conformità alle policy, così da rafforzare la legittimità delle comunicazioni inviate.

Curare l’autenticazione del dominio, mantenere liste pulite, utilizzare un mittente coerente e ottimizzare contenuti e sicurezza sono passi essenziali per migliorare la deliverability delle tue campagne e consolidare la reputazione del tuo brand.

Con una piattaforma come rapidmail, che automatizza molti processi tecnici e mette a disposizione strumenti per monitorare costantemente la reputazione, è più semplice prevenire problemi e garantire che le tue comunicazioni raggiungano effettivamente i destinatari.