Rendere la disiscrizione dalla newsletter conforme al GDPR: ecco cosa devi sapere

Lo sappiamo: perdere iscritti non fa mai piacere. Ma la possibilità di disiscriversi da una newsletter fa parte del gioco dell’email marketing. Offrire ai tuoi lettori un modo semplice e chiaro per cancellarsi, in linea con il GDPR, non solo dimostra correttezza, ma rafforza la fiducia nel tuo brand e ti distingue da chi fa spam. Ma come puoi essere certo di gestire la disiscrizione dalla mailing list in modo corretto, soprattutto dal punto di vista della protezione dei dati? Te lo spiego subito, passo dopo passo.

1. GDPR e disiscrizione dalla newsletter: perché è importante

Dal 2018, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) ha cambiato le regole sul trattamento dei dati personali (come email, nome, indirizzo IP…).Uno dei suoi punti fondamentali è proprio questo: ogni utente deve potersi disiscrivere dalla newsletter in qualsiasi momento, con un processo semplice, veloce e trasparente.

Il GDPR ti impone di garantire agli utenti il pieno controllo sui propri dati. In pratica, disiscriversi dalla newsletter deve essere facile tanto quanto iscriversi.Oltre a rispettare la legge, questo rafforza la fiducia dei tuoi iscritti e migliora la percezione del tuo brand.

❌ Ignorare questi requisiti significa esporsi a sanzioni anche pesanti.

✅ Rispettarli, invece, ti aiuta a costruire un rapporto sano e duraturo con la tua audience.

2. Il link di disiscrizione nella newsletter è obbligatorio?

Per inviare una newsletter è necessario ottenere il consenso esplicito dell’utente, solitamente tramite una procedura di double opt-in. Esistono eccezioni specifiche per i clienti già acquisiti, ma la regola generale rimane chiara: nessuna newsletter può essere inviata senza un consenso valido.

In conformità al GDPR, chi si iscrive deve poter revocare il proprio consenso in qualsiasi momento, in modo semplice, senza ostacoli né complicazioni inutili.

Ecco cosa devi garantire:

• 🤔 Disiscriversi deve essere semplice: Se per iscriversi basta inserire l’email in un modulo, per disiscriversi non si dovrebbero fare più passaggi. Anche una semplice email al tuo servizio clienti deve essere sufficiente per uscire dalla lista.
• 🕗 La disiscrizione deve essere possibile sempre: Anche nel weekend o nei festivi. Il GDPR prevede che la revoca sia sempre accessibile.

Inoltre: Una newsletter senza link di disiscrizione può essere segnalata come spam da un utente, influenzando negativamente la tua deliverability.

E no, inserire il link in caratteri microscopici o bianchi su sfondo bianco non è una buona idea: rischi di danneggiare più te stesso che il destinatario.Le persone smettono di leggere le newsletter per mille motivi, e va bene così: l’importante è non ostacolarle.

3. Disiscrizione singolo opt-out o doppio opt-out?

Il GDPR non specifica quanti passaggi deve prevedere la disiscrizione da una mailing list, ma una cosa è certa: deve essere semplice, immediata e non più complicata dell’iscrizione.

Oltre al classico double opt-in consigliato per l’iscrizione, esiste anche il double opt-out per la cancellazione. In cosa consiste?

• Chi riceve la tua newsletter clicca sul link di disiscrizione e viene reindirizzato a una pagina dove può confermare la volontà di essere rimosso.
• Dopo la conferma, visualizzerà una pagina che indica chiaramente che la cancellazione è andata a buon fine (ad esempio: “Ora sei stato rimosso dalla newsletter”).

Rispetto all’opt-out singolo (un clic e via), il double opt-out presenta due vantaggi importanti:

• 1️⃣ Evita disiscrizioni accidentali: A volte capita di cliccare sul link sbagliato per errore, soprattutto nel footer della newsletter. Con un passaggio di conferma, dai agli iscritti la possibilità di ripensarci.
• 2️⃣ Puoi chiedere (facoltativamente) il motivo della disiscrizione: Ad esempio: “Ricevo troppe email”, “Non mi interessa più l’argomento”, “Ho cambiato lavoro”… Queste informazioni ti aiutano a capire meglio i tuoi lettori e a migliorare le tue newsletter nel tempo. Attenzione però: il sondaggio deve essere facoltativo, mai obbligatorio.

4. Cosa deve contenere la tua pagina di disiscrizione

Se vuoi andare sul sicuro, la tua pagina di disiscrizione dovrebbe essere il più possibile chiara, semplice e trasparente.

Ecco gli elementi da includere:

• 📚 Spiega da quali newsletter ci si sta cancellando: Ad esempio, potresti inviare contenuti legati a diversi argomenti o brand. Fallo sapere chiaramente.
• 📩 Attenzione alle iscrizioni multiple: Se un utente è registrato a più newsletter (es. quella del marchio A e quella del marchio B), ricordagli che per annullare completamente l’iscrizione dovrà farlo per ogni lista separatamente.
• 🤔 Domande facoltative, mai obbligatorie: Se chiedi il motivo della cancellazione, fallo solo a titolo informativo e in forma del tutto volontaria.
• 👀 Pulsante ben visibile: Deve essere immediato, accessibile e non nascosto. L’utente non dovrebbe scorrere o cercarlo: basta un clic per cancellarsi.

In breve: Crea una pagina di disiscrizione semplice e onesta, dove spieghi chiaramente cosa succede e rispetti la volontà dell’utente. Questo tipo di approccio rafforza la fiducia nel tuo brand e dimostra rispetto per chi ti ha scelto.

5. Cancellazione dalla newsletter o cancellazione dei dati

Quando un iscritto si disiscrive dalla tua newsletter nel modo “classico”, semplicemente smetterà di ricevere le tue email. Se utilizzi uno strumento come rapidmail, il contatto viene automaticamente spostato dallo stato di attivo a non iscritto nella tua mailing list.

In questo processo, i dati personali sensibili (come data di nascita, CAP, ecc.) vengono eliminati, mentre l’indirizzo email rimane nel sistema contrassegnato come non iscritto. Questo accorgimento serve a evitare l’invio accidentale di ulteriori comunicazioni senza consenso, garantendo la piena conformità al GDPR.

Ma c’è di più: il diritto all’oblio

Con il GDPR, ogni persona ha anche il diritto a essere dimenticata. Cosa significa? Se qualcuno ti chiede espressamente di cancellare completamente tutti i suoi dati personali, inclusa l’email, devi poterlo fare. Con rapidmail, puoi soddisfare anche questa richiesta in piena regola. Hai quindi due opzioni:

• Disiscrizione classica: l’utente non riceve più newsletter, ma la sua email resta nel sistema (non iscritto).
• Cancellazione totale: tutti i dati personali vengono completamente rimossi, compreso l’indirizzo email

Ecco un confronto chiaro tra le due modalità:

Con rapidmail sei sempre in regola: puoi scegliere tra la disiscrizione classica o la cancellazione completa, in base a ciò che ti viene richiesto. In ogni caso, proteggi i dati e il tuo brand.

Hai domande?

Le informazioni che trovi in questo articolo sono a scopo informativo e non sostituiscono una consulenza legale professionale. Per dubbi specifici o casi particolari, ti consigliamo di rivolgerti al tuo avvocato aziendale o consulente legale di fiducia.