Le newsletter sono ancora oggi uno dei canali di comunicazione e promozione più efficaci, non solo per le aziende, ma anche per liberi professionisti, associazioni e agenzie. Ma attenzione: anche nell’email marketing ci sono delle regole ben precise da seguire. Se vuoi evitare brutte sorprese come segnalazioni, avvisi o multe, è importante che tu rispetti alcune normative di privacy, in linea con il GDPR (regolamento generale sulla protezione dei dati). In questo modo potrai creare newsletter conformi alla legge, trasparenti e sicure per te e per i tuoi destinatari.
1. Iscrizione alla newsletter: come fare email marketing nel rispetto del GDPR
Con l’introduzione del Regolamento GDPR, l’invio di una newsletter è consentito solo previa acquisizione del consenso. È fondamentale poter dimostrare, in qualsiasi momento, che chi riceve la tua newsletter ha fornito un consenso libero, informato e facilmente verificabile.
La prova del consenso è richiesta dall’art. 5, comma 2 del GDPR. Anche se non viene citato esplicitamente, il metodo più sicuro (e raccomandato) per ottenere il consenso newsletter GDPR è il double opt-in. Con questa procedura, l’utente riceve una mail di conferma e deve cliccare per finalizzare l’iscrizione. In questo modo, puoi dimostrare facilmente la validità del consenso per l’invio della newsletter, anche in caso di segnalazioni.
❗Attenzione
Non acquistare liste di indirizzi email! Oltre a non essere efficace, viola completamente le regole sulla privacy.
Cosa devi comunicare nel form di iscrizione
Prima che qualcuno si iscriva alla tua newsletter, è fondamentale fornire tutte le informazioni principali in modo chiaro e comprensibile. Queste informazioni dovrebbero essere visibili direttamente nel modulo di iscrizione sul tuo sito. Per esempio:
- Gli argomenti trattati nella newsletter
- La frequenza di invio
- Se usi un software esterno per l’invio (come rapidmail)
- La finalità del trattamento dei dati (es. “Useremo il tuo indirizzo email per inviarti, una volta al mese, la nostra newsletter tematica tramite rapidmail”)
In più, per essere in regola con gli obblighi di informazione (articoli 12 e seguenti del GDPR), collega sempre il modulo all’informativa sulla privacy. Devi spiegare quali dati raccogli, con quale scopo e come verranno trattati.
E per i clienti già esistenti? Posso inviare la newsletter senza consenso?
In alcuni casi, il GDPR e newsletter prevedono eccezioni. Puoi procedere con l’invio di newsletter senza consenso solo se:
- Hai raccolto l’indirizzo email in occasione di una vendita o servizio
- Promuovi solo prodotti o servizi simili a quelli già acquistati
- Il cliente non si è mai opposto all’uso dell’email per fini pubblicitari
- Hai informato il cliente, fin da subito, che può disiscriversi in qualsiasi momento
✅ Anche se è legalmente ammesso, il consiglio è di chiedere sempre il consenso con un double opt-in anche ai clienti esistenti. È un gesto di rispetto per la loro privacy e ti protegge completamente da eventuali contestazioni.
Scopri di più sulla sicurezza dei dati2. Note legali: un elemento obbligatorio nella tua newsletter
Le newsletter pubblicitarie sono considerate a tutti gli effetti mezzi di comunicazione telematici e, proprio per questo, devono rispettare l’obbligo di riportare le informazioni legali del mittente. Quindi, se invii una newsletter, devi permettere a chi la riceve di sapere subito chi sei e come contattarti facilmente.
Anche se non esiste una norma precisa sulla posizione di queste informazioni, ormai è prassi inserirle nel footer della newsletter. Alcuni si limitano a un link che rimanda alla pagina “note legali” del sito, ma per essere sicuro di rispettare la legge, ti consiglio di inserire direttamente nella newsletter queste informazioni:
- Il nome della tua azienda (o il tuo nome, se sei un libero professionista)
- La forma giuridica
- L’indirizzo completo della sede
- Il nome del rappresentante legale (se necessario)
- Un numero di telefono e un’email di contatto
In questo modo offri trasparenza e professionalità, oltre a essere un requisito previsto dalla normativa sulla privacy.
3. Il link di disiscrizione è obbligatorio: mai dimenticarlo!
Il GDPR è chiaro: chi riceve la tua newsletter deve potersi disiscrivere in qualsiasi momento. Il modo più semplice per farlo? Inserire nel footer un link di disiscrizione ben visibile, ad esempio con una dicitura tipo: “Disiscriviti” oppure “Clicca qui per non ricevere più le nostre email”.
Se invii la newsletter da un indirizzo tipo noreply@..., il link diventa ancora più importante. In quel caso infatti il destinatario non può rispondere direttamente per disiscriversi, e l’unico modo che ha per farlo è cliccare sul link. Se non glielo fornisci, rischi una segnalazione (e sì, anche una multa). Secondo l’art. 7 del GDPR, la disiscrizione deve essere semplice quanto l’iscrizione.
💡 rapidmail ti aiuta anche in questo:
Ogni newsletter creata con il nostro editor include automaticamente il link di disiscrizione. Puoi personalizzare il testo come preferisci, e anche indirizzare l’utente a una pagina dove può dirti il motivo della disiscrizione. Così puoi raccogliere feedback preziosi e migliorare costantemente i tuoi invii.
4. Attento ai diritti sulle immagini che usi
Le immagini sono essenziali per una newsletter efficace: catturano l’attenzione, rendono il contenuto più leggibile e trasmettono emozioni. Ma attenzione: anche le immagini sono un elemento da gestire con cura, soprattutto in relazione ai diritti d’autore.
Se le immagini sono tue, nessun problema. Le cose cambiano se vuoi inserire immagini create da qualcun altro. In quel caso, devi fare attenzione ai diritti d’autore. Le immagini possono essere usate nella newsletter solo se:
- Hai ottenuto il permesso esplicito dell’autore tramite contratto (gratuito o a pagamento)
- Oppure l’autore ha reso l’immagine disponibile per l’uso commerciale da parte di terzi (attenzione: non basta trovarla online!)
In poche parole: se l’immagine non è tua, puoi usarla solo se hai ottenuto il permesso. E non solo per l’uso personale, ma anche, e soprattutto, per quello commerciale, come nel caso delle newsletter promozionali.
Inoltre, c’è un altro aspetto importante: il diritto morale d’autore, cioè l’obbligo di citare il nome dell’autore seguendo le modalità indicate dalla piattaforma da cui hai ottenuto l’immagine (come Unsplash o Pexels). I crediti non sono opzionali, ma parte integrante del rispetto della normativa.
5. Proteggere i dati dei tuoi iscritti: una priorità
La protezione dei dati personali è un elemento fondamentale se vuoi gestire la tua newsletter nel rispetto della legge. Secondo il principio della minimizzazione dei dati, puoi raccogliere e trattare solo le informazioni davvero necessarie allo scopo per cui vengono richieste.
Nel caso della tua newsletter, questo significa che l’unico campo obbligatorio nel modulo di iscrizione deve essere l’indirizzo email. Altri dati come nome, cognome, età o indirizzo possono essere richiesti, certo, ma solo come facoltativi. Quindi, anche se qualcuno inserisce solo l’email, deve comunque potersi iscrivere senza problemi. In questo modo garantisci un’esperienza più sicura e rispettosa anche per chi preferisce rimanere anonimo.
Inoltre, quando invii la tua newsletter, devi fare in modo che nessun destinatario possa vedere gli indirizzi email degli altri iscritti. Questo per proteggere la privacy di tutti. Se usi uno strumento come rapidmail, puoi stare tranquillo: ogni destinatario vedrà solo il tuo indirizzo come mittente e il proprio indirizzo come destinatario.
Attenzione anche a dove finiscono i dati. Se, ad esempio, usi un servizio per l’invio delle newsletter che ha sede fuori dall’Unione Europea, devi valutare bene come viene gestita la protezione dei dati. La normativa europea (GDPR) è molto severa su questo punto, e utilizzare provider extra-UE può richiedere accordi contrattuali complessi e valutazioni dei rischi. Il consiglio? Scegli una piattaforma con sede nell’UE, così sei più tranquillo e conforme al GDPR.
👀 Lo sapevi?
Il GDPR garantisce ai tuoi iscritti anche il cosiddetto “diritto all’oblio”. Cosa significa per te? Se qualcuno ti chiede la cancellazione definitiva dei suoi dati personali, devi assicurarti che venga eliminato completamente dai tuoi archivi, a meno che tu non abbia l’obbligo legale di conservarli. Con strumenti come rapidmail, puoi facilmente rimuovere o anonimizzare un destinatario nel rispetto di questa normativa.
6. Mostrare i prezzi in modo corretto nella newsletter
Se nella tua newsletter promozionale inserisci offerte o prodotti in vendita, ricordati che anche il modo in cui comunichi i prezzi è soggetto a regole ben precise. Secondo l’Ordinanza sull’indicazione dei prezzi, sei obbligato a fornire informazioni trasparenti, complete e facilmente comprensibili. Questo si collega anche al principio di correttezza previsto dal GDPR per le newsletter: la comunicazione deve essere chiara in ogni sua parte, compresi i costi.
In pratica: ogni prezzo che indichi nella tua newsletter deve includere l’IVA e riportare eventuali costi aggiuntivi, come le spese di spedizione o di gestione. Una comunicazione poco chiara può essere considerata pubblicità ingannevole, con conseguenze legali anche serie.
Essere trasparenti sui prezzi non solo ti aiuta a rimanere in regola, ma rafforza anche la fiducia dei tuoi iscritti.
7. Usi un fornitore esterno per l'invio delle newsletter? Serve un contratto!
Se ti affidi a un servizio esterno per inviare le tue newsletter, ad esempio rapidmail, stai dando a quell’azienda accesso ai dati personali dei tuoi iscritti (come l’indirizzo email). Questo rientra a pieno titolo nella cosiddetta “elaborazione degli ordini” secondo il GDPR, e più precisamente all’articolo 28.
Cosa significa in pratica? Che sei legalmente obbligato a stipulare un contratto di trattamento dei dati con il tuo fornitore di newsletter. Solo così puoi inviare newsletter in modo conforme al GDPR.
Se usi rapidmail, puoi firmare questo contratto direttamente online, senza burocrazia. È parte della nostra offerta per garantire un invio newsletter conforme al GDPR in modo semplice, veloce e sicuro.
Questa attenzione alla protezione dei dati rafforza anche il tuo posizionamento come azienda affidabile, cosa che oggi fa davvero la differenza.
8. Checklist per l’invio di newsletter a norma di legge
Hai creato la tua newsletter, preparato l’elenco dei destinatari e stai per cliccare su “Invia”. Ma sei davvero sicuro di aver fatto tutto per bene?
Ecco una checklist pratica per l’invio di newsletter, che accompagna tutte le fasi, dalla creazione dei moduli di iscrizione fino all’invio della prima email. È uno strumento utile per evitare dimenticanze e garantire comunicazioni perfettamente in regola:
- Hai indicato chiaramente di cosa parlerà la newsletter e con quale frequenza verrà inviata?
- L’indirizzo email è l’unico campo obbligatorio nel modulo di iscrizione?
- Hai raccolto un consenso esplicito con la procedura di double opt-in? E puoi dimostrarlo se ti viene chiesto?
- L’email di conferma non contiene nessuna pubblicità, giusto?
- Hai inserito un link di disiscrizione ben visibile e funzionante in ogni newsletter?
- Hai incluso la note legali con tutte le informazioni richieste (azienda, indirizzo, contatti)?
- Se hai indicato prezzi, hai chiarito se sono IVA inclusa/esclusa e se ci sono costi di spedizione?
- Le immagini usate sono tue oppure hai una licenza d’uso commerciale valida?
- I tuoi destinatari non possono vedere a chi altro hai inviato la newsletter?
Hai stipulato il contratto di trattamento dati con il tuo fornitore di newsletter?
Invia newsletter conformi al GDPRHai domande?
Questo contenuto ha solo scopo informativo e non sostituisce una consulenza legale personalizzata. Se hai dubbi specifici sul tuo caso, ti consigliamo di rivolgerti a un avvocato o a uno specialista in protezione dei dati.
