Hard Bounce e Soft Bounce nelle newsletter: cosa sono?

Se invii la tua newsletter a una mailing list di grandi dimensioni, con tanti contatti, è molto probabile che alcune email possano "rimbalzare" (bounce). Questo significa che i server di posta elettronica di alcuni destinatari non riescono a consegnare la newsletter alla loro casella di posta e ti avvisano con un messaggio di mancato recapito, o email bounced. Esistono due tipi di rimbalzi: i cosiddetti "soft bounce" e "hard bounce". Ma qual è la differenza esatta tra i due? E come si verificano? Esistono strategie per ridurre i rimbalzi inutili e, di conseguenza, diminuire la frequenza dei bounce? Scopri qui tutto quello che c'è da sapere sui bounce delle newsletter!

1. Cosa sono i bounce nell’email marketing?

Un bounce è un messaggio email che viene rifiutato da un server di posta e non raggiunge il destinatario previsto. In altre parole, l'email "rimbalza" indietro al mittente perché non può essere recapitata correttamente.

In italiano, il termine può essere tradotto come "rimbalzo" o "ritorno". Questo accade quando, per diversi motivi, il messaggio inviato non riesce a raggiungere la casella di posta del destinatario.

Dal punto di vista tecnico, un bounce indica che un’email (o una newsletter) non è stata accettata dal server di posta del destinatario. In questi casi, il sistema invia automaticamente al mittente un messaggio di errore, chiamato messaggio di rimbalzo (bounce message) o notifica di mancata consegna (non-delivery notification), per segnalare il fallimento della consegna.

Questa notifica fornisce dettagli utili, tra cui l’indirizzo email del destinatario a cui il messaggio non è stato recapitato e la causa del fallimento, solitamente indicata all’interno di un allegato. Nell’intestazione dell’allegato è spesso presente anche l’oggetto della mail, permettendo al mittente di identificarla rapidamente. Un aspetto particolarmente utile quando vengono inviate più newsletter in breve tempo. Queste informazioni permettono al mittente di:

• Individuare gli indirizzi per cui la consegna è fallita
• Comprendere il motivo del mancato recapito
• Prendere eventuali azioni correttive (es. rimuovere indirizzi non validi o correggere errori)

2. Cosa provoca il bounce delle newsletter

Un "bounce", ovvero la mancata consegna di un'email o di una newsletter, può essere causato da diversi fattori. Le cause più comuni di un bounce sono le seguenti:

• 🖼️ Dimensioni eccessive dell’email: se la newsletter contiene troppe immagini o allegati, potrebbe superare i limiti imposti dai server di posta.
• ❗ Casella di posta piena: il destinatario ha esaurito lo spazio disponibile nella sua casella email.
• 🫣 Errore nell’indirizzo email: un semplice errore di battitura può rendere l’indirizzo inesistente o invalido.
• ⚡ Problemi temporanei del server destinatario: il server potrebbe essere offline per manutenzione o a causa di malfunzionamenti.
• 📨 Sovraccarico del server di destinazione: se il server riceve troppe email contemporaneamente, potrebbe rifiutare alcune connessioni.
• 🔒 Problemi di autenticazione: in caso di fallimenti nei controlli DKIM, SPF o DMARC, l’email potrebbe essere classificata come spam.
• ❌ Indirizzo o dominio inesistente: l’account email del destinatario o il suo dominio potrebbero non esistere più.

3. Qual è la differenza tra Hard Bounces e Soft Bounces?

Il termine "bounce" si riferisce genericamente a tutte le email inviate che non possono essere consegnate al destinatario, rappresentando così un indicatore cruciale nell'email marketing. Si distingue tra due tipi principali di bounce: se il motivo del mancato recapito è temporaneo, si parla di "soft bounce", mentre se l'email non può essere consegnata in modo permanente, si tratta di un "hard bounce".

Una newsletter che provoca un soft bounce potrebbe teoricamente essere recapitata al destinatario, poiché l'indirizzo email e il dominio esistono e sono stati inseriti correttamente. Tuttavia, l'email non arriva a destinazione a causa di problemi temporanei, come una casella di posta piena. In questi casi, è possibile che, dopo il primo tentativo fallito, l'email raggiunga il destinatario al secondo tentativo. Diversamente, un hard bounce indica un errore permanente: anche eventuali tentativi successivi di consegna falliranno. Ciò accade, ad esempio, quando l’indirizzo email è inesistente o è stato disattivato, una situazione nota anche come recipient bounce.

La tabella seguente offre una panoramica delle situazioni che possono provocare un soft bounce o un hard bounce durante l'invio di newsletter:

Cosa succede alla mailing list con hard bounce?

Gli indirizzi email a cui non è possibile recapitare messaggi in modo permanente vengono automaticamente rimossi dall’elenco dei contatti attivi dal software per newsletter rapidmail e classificati come "bounced". In questo modo eviti di inviare ripetutamente email a indirizzi errati, prevenendo il rischio di danneggiare la tua reputazione come mittente affidabile di newsletter. Questo potrebbe influire negativamente sulla deliverability generale della tua newsletter, ed è per questo che è fondamentale intervenire tempestivamente per risolvere i problemi legati agli indirizzi che hanno causato un hard bounce.

Cosa succede agli indirizzi dei destinatari che causano un soft bounce?

Quando l’invio di una newsletter a un indirizzo genera un soft bounce, ovvero un errore di consegna temporaneo, il server mittente riceve un codice di errore specifico, diverso da quello associato a un hard bounce. Questo tipo di notifica indica che, al momento, la consegna non è possibile, ma l’indirizzo è comunque valido.

All’invio successivo della newsletter allo stesso elenco di destinatari, l’indirizzo in questione verrà nuovamente contattato. Solo nel caso in cui si verifichino più soft bounce consecutivi, rapidmail classificherà automaticamente quell’indirizzo come un “hard bounce” e non tenterà più di inviare messaggi in futuro.

Il numero di soft bounce consecutivi necessario per questa riclassificazione dipende dalle impostazioni del tuo elenco destinatari. Per impostazione predefinita, rapidmail considera un indirizzo come definitivamente inattivo dopo 20 soft bounce consecutivi, escludendolo automaticamente dalle future campagne.

Che cos'è un “block bounce”?

Si parla di block bounce quando il server di posta del destinatario blocca la tua newsletter perché la classifica come spam, oppure quando il mittente o l’indirizzo IP utilizzato per l’invio risultano inseriti in una blacklist da parte del destinatario o del suo provider. In questi casi, tutte le email inviate successivamente verranno rifiutate in automatico dal server di posta del destinatario.

Se sospetti che si sia verificato un blocco, il primo passo è contattare il team di assistenza di rapidmail, che può aiutarti a identificare la causa esatta. In base alla situazione, potrebbe essere necessario contattare direttamente il provider del destinatario per chiarire il motivo. Spesso, questa comunicazione consente di risolvere eventuali malintesi e ottenere la rimozione del blocco, ripristinando così la corretta consegna delle tue newsletter.

4. Che cos’è il bounce rate?

Il tasso di rimbalzo (o bounce rate) è un indicatore chiave nell’email marketing e rappresenta la percentuale di email che non sono state recapitate rispetto al totale delle newsletter inviate. Più è basso questo valore, migliore sarà la tua reputazione come mittente.

Un bounce rate elevato, invece, può compromettere la tua credibilità e aumentare la probabilità che i tuoi messaggi finiscano nello spam. Infatti, i filtri antispam dei provider di posta elettronica tengono conto anche della frequenza di rimbalzo per valutare l’affidabilità di una campagna email.

È assolutamente normale che alcuni indirizzi non siano più attivi, soprattutto se lavori con una lista molto ampia. Tuttavia, se analizzando la performance della tua newsletter noti un tasso di rimbalzo superiore al 2%, è il caso di dare un’occhiata più attenta alla tua lista di contatti e verificare che gli indirizzi siano aggiornati e corretti.

Un bounce rate troppo elevato può danneggiare la tua reputazione come mittente affidabile: un numero eccessivo di indirizzi errati può far pensare a pratiche poco trasparenti, come l’acquisto di contatti o l’invio di spam. Se le tue email iniziano a essere classificate come posta indesiderata, ne risentirà anche la deliverability generale delle tue newsletter.

Per questo motivo, è importante monitorare sempre il tasso di rimbalzo nei report dopo ogni invio, per assicurarti che rientri in un intervallo accettabile per poter intervenire tempestivamente in caso di anomalie.

Per un’analisi più approfondita, ti basta accedere alle statistiche della singola newsletter e andare alla sezione “Attività destinatario”. Lì puoi visualizzare solo gli indirizzi email per cui l’invio è fallito, così da individuare rapidamente eventuali pattern. Ad esempio, se i bounce provengono tutti dallo stesso provider, è molto probabile che tu sia stato inserito nella sua blacklist.

In questi casi, il primo passo è contattare il team di assistenza del tuo provider di newsletter. Dopo una verifica preliminare, ti potranno supportare nel metterti in contatto con il provider di posta del destinatario per approfondire la causa del blocco e risolvere il problema.

5. Come evitare i bounce nelle e mail?

Un bounce rate elevato può compromettere seriamente, nel tempo, la deliverability delle tue newsletter. Per questo motivo, è fondamentale monitorare sempre il numero di bounce dopo ogni invio e verificare che resti entro soglie accettabili.

Oltre al monitoraggio, però, puoi anche agire in modo preventivo. Con i nostri 10 consigli pratici per mantenere basso il bounce rate, puoi ridurre efficacemente il numero di email non consegnate e migliorare la performance complessiva delle tue campagne.

Suggerimento 1: Mantieni aggiornata e pulita la tua mailing list

Un bounce rate elevato è spesso un segnale che la manutenzione della lista contatti è stata trascurata. Per proteggere la tua reputazione come mittente affidabile, è fondamentale “fare pulizia” regolarmente nella tua mailing list. Se la tua lista contiene troppi indirizzi inattivi, i server di posta potrebbero notare che pochi destinatari aprono o interagiscono con le tue email. Questo può far scattare i filtri antispam dei provider, aumentando il rischio che le tue newsletter finiscano nello spam.

Anche se a prima vista può sembrare controproducente eliminare contatti, in realtà è un passaggio essenziale per migliorare la deliverability. La dimensione della lista non conta quanto la sua qualità. È normale che, nel tempo, gli interessi delle persone cambino e che qualcuno smetta di essere interessato ai tuoi contenuti: in quel caso, meglio lasciarli andare.

Fare una “pulizia di primavera” delle liste è parte integrante di una strategia di email marketing efficace, proprio come premere “Invia”.

Suggerimento 2: Non comprare indirizzi email

Anche se può sembrare una scorciatoia efficace, comprare indirizzi email è una delle peggiori strategie per costruire una lista di contatti. Oltre ai numerosi svantaggi legati al GDPR e alla mancanza di consenso esplicito, una lista composta da indirizzi acquistati compromette seriamente la deliverability delle tue newsletter. Questo tipo di contatti, spesso inattivi o non interessati, genera un alto numero di bounce e aumenta il rischio di finire nelle blacklist o nelle cartelle spam.

Piuttosto, punta su una crescita organica della tua lista: incentiva l’iscrizione con contenuti di valore o offerte mirate, come codici sconto, campioni gratuiti, accesso anticipato a promozioni o risorse esclusive. In questo modo attirerai utenti realmente interessati ai tuoi contenuti, migliorando la qualità della lista e la performance delle tue campagne.

Suggerimento 3: Usa sempre la procedura di double opt-in per le iscrizioni

Attivare la procedura di double opt-in (già automatica con rapidmail) è uno dei modi migliori per proteggere la qualità della tua mailing list, sia dal punto di vista legale che strategico.

Con il double opt-in, l’iscrizione alla newsletter avviene in due fasi: l’utente inserisce il proprio indirizzo nel form, poi deve confermare l’iscrizione cliccando su un link ricevuto via email. Questo semplice passaggio ti garantisce che:

• l’indirizzo email esista davvero,
• la persona abbia espresso un interesse reale,
• eventuali bot o iscrizioni fasulle non finiscano nella tua lista (perché non completerebbero la conferma).

Inoltre, chi completa il double opt-in è molto più propenso a interagire con i tuoi contenuti. Questo aiuta a ridurre segnalazioni di spam e bounce, migliorando così la deliverability e la reputazione del mittente nel tempo.

Suggerimento 4: Integra il captcha nel form di iscrizione alla newsletter

Gli indirizzi email falsi che si registrano alla tua newsletter tramite il form di iscrizione possono spesso essere generati da bot. Se usi rapidmail e quindi adotti automaticamente la procedura di double opt-in, questi indirizzi saranno comunque classificati come destinatari non confermati e non riceveranno la newsletter. Tuttavia, se non utilizzi rapidmail o il double opt-in, dovresti assolutamente evitare di inviare email a questi indirizzi. In caso contrario, il server di ricezione potrebbe rilevare che stai cercando di inviare messaggi a troppi indirizzi non validi e, di conseguenza, iniziare a rifiutare le tue newsletter.

Per evitare questo problema, puoi impedire che i bot si registrino nel tuo form di iscrizione aggiungendo un captcha, ovvero un test che i bot normalmente non riescono a superare. In questo modo, garantirai che solo utenti reali possano iscriversi alla tua newsletter, proteggendo la tua reputazione e migliorando la deliverability.

Suggerimento 5: Mantieni le dimensioni delle email ridotte

Per evitare che la tua newsletter venga rifiutata dal server di ricezione a causa delle dimensioni del file e quindi causi un bounce, è importante ottimizzare le dimensioni delle tue email. Cerca di mantenerle il più leggere possibile, puntando a una dimensione massima del file di 300 kB. Questo non solo riduce il rischio di bounce, ma migliora anche la velocità di caricamento e la visualizzazione della newsletter sui dispositivi dei destinatari, garantendo una migliore esperienza utente.

Suggerimento 6: Evita termini sospetti di spam nell'oggetto e nel contenuto della newsletter

Per evitare che la tua newsletter venga trattata come spam dai server di ricezione e che ciò causi un bounce, è fondamentale evitare l'uso di termini tipici dello spam sia nell'oggetto che nel corpo dell'email. Inoltre, gli errori di ortografia e grammatica sono spesso associati a messaggi di spam. Perciò, assicurati che i testi siano sempre corretti e professionali, in modo da non sollevare sospetti nei filtri antispam dei provider di posta elettronica. Una comunicazione chiara e senza errori aumenta le probabilità che la tua newsletter venga consegnata correttamente e letta dai destinatari.

Suggerimento 7: Nella newsletter, inserisci solo link a siti affidabili

Prima di inviare la tua newsletter effettua sempre un controllo tramite un’email di prova per verificare che tutti i link siano corretti e portino a siti affidabili. Se includi link a siti sospetti o poco sicuri, i filtri antispam potrebbero interpretarlo come un segnale di potenziale spam. Questo aumenta il rischio che la tua newsletter venga classificata come spam, con un impatto negativo sulla deliverability e un possibile aumento dei bounce. Per evitare problemi, assicurati che ogni link conduca a una fonte attendibile: è un passaggio semplice ma fondamentale per garantire una consegna efficace e professionale.

Suggerimento 8: Includi abbastanza testo nella newsletter

Se una newsletter contiene troppe immagini, GIF o video e troppo poco testo, i filtri antispam dei provider di posta elettronica potrebbero segnalarla come sospetta, compromettendo così la deliverability. Per evitare questo, è importante mantenere un buon equilibrio tra testo e contenuti visivi. Assicurati di includere una quantità adeguata di testo nella tua newsletter, in modo da ridurre il rischio di finire nelle cartelle di spam e mantenere il bounce rate il più basso possibile. Un contenuto ben bilanciato migliora anche l'esperienza del destinatario, rendendo la tua comunicazione più efficace.

Suggerimento 9: Invia regolarmente le newsletter

Inviare newsletter con regolarità è un ottimo modo per ridurre i bounce. Se invii newsletter settimanali o mensili, i tuoi iscritti non dimenticheranno la tua comunicazione e continueranno a rimanere coinvolti. Al contrario, se invii aggiornamenti solo una volta all'anno, è probabile che molti destinatari si dimentichino di essersi iscritti o non ricordino il motivo per cui lo hanno fatto. In questo caso, alcuni potrebbero segnare le tue email come spam invece di cancellarsi, danneggiando la tua reputazione di mittente affidabile. Questo comportamento non solo influisce negativamente sulla tua deliverability, ma può anche causare un aumento dei bounce, poiché invii email a indirizzi che hanno già segnalato i tuoi messaggi come spam.

Suggerimento 10: Utilizza uno strumento professionale

Affidarsi a un fornitore professionale per l'invio delle tue newsletter è una scelta vantaggiosa, soprattutto quando lavori con grandi liste di destinatari. Utilizzare uno strumento dedicato, come rapidmail, non solo ti solleva dalla gestione complessa dei bounce (in particolare degli hardbounces), ma ti dà anche la certezza che tutte le pratiche necessarie, come il whitelisting e il double opt-in, siano già implementate correttamente. Questo ti aiuta a massimizzare la deliverability delle tue newsletter, riducendo significativamente il rischio di finire nelle cartelle di spam e aumentando le probabilità di una corretta consegna ai destinatari.