Inviare newsletter senza double opt-in: si viola il GDPR?

Il double opt-in è una pratica ben nota nel mondo dell’email marketing: serve a verificare che chi inserisce un indirizzo email per ricevere una newsletter sia davvero il proprietario di quell’indirizzo e che voglia riceverla. Da quando è entrato in vigore il GDPR, questa procedura è diventata sempre più comune. Ma cosa succede se non usi il double opt-in quando nuovi utenti si iscrivono alla tua newsletter? Stai violando il GDPR?

1. Differenza single opt-in e double opt-in per newsletter: come funziona

Per inviare una newsletter, hai bisogno di una lista di persone realmente interessate a riceverla. Di solito, gli utenti si iscrivono compilando un modulo sul tuo sito.

Le modalità per registrarsi possono essere due:

Single Opt-in

Con il single opt-in, basta che l’utente inserisca il proprio indirizzo email nel modulo e accetti, tramite una checkbox, il trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR. Una volta fatto, l’indirizzo viene subito aggiunto alla tua lista.

È una procedura semplice e veloce, che riduce al minimo gli ostacoli all’iscrizione. Il problema? Chiunque può inserire qualsiasi indirizzo email, anche quello di qualcun altro, e iscriverlo alla newsletter.

Questo espone te (e chi riceve email indesiderate) a un rischio legale: secondo l’art. 5, par. 2 del GDPR, devi poter dimostrare di aver ottenuto un consenso valido per ogni destinatario. E con il single opt-in questo diventa complicato.

Double Opt-in

Con il double opt-in, il processo è più sicuro. Dopo che un utente inserisce il proprio indirizzo nel modulo e accetta il trattamento dei dati, riceve un’email di conferma. Solo cliccando sul link contenuto in quella email, l’indirizzo viene aggiunto alla lista.

In questo modo, puoi essere certo che chi si iscrive è davvero interessato e autorizza consapevolmente l’invio della tua newsletter. Se il link non viene cliccato entro un certo periodo, l’indirizzo non verrà aggiunto alla tua lista.

Cos’è l’opt-in confermato?

Esiste anche una terza opzione, chiamata opt-in confermato. Funziona come il double opt-in, ma senza richiedere il clic su un link di conferma. L’utente riceve un'email di notifica dell’iscrizione, ma se non vuole ricevere la newsletter deve disiscriversi attivamente.

È una procedura controversa e poco usata, perché non garantisce un consenso valido secondo la normativa vigente: non si può dare per scontato che il silenzio equivalga a un “sì”.

2. Double opt-in e GDPR

Il double opt-in è il metodo più sicuro e usato per iscrivere utenti a una newsletter. Recentemente, è stato persino stabilito che non adottarlo può rappresentare una violazione del GDPR (art. 32).

Il GDPR dice chiaramente che puoi trattare i dati personali degli iscritti solo con il loro consenso. Ciò include salvare l’indirizzo email e tutte le informazioni inserite durante l’iscrizione.

Il regolamento non impone esplicitamente di usare il double opt-in, ma è nel tuo interesse farlo. Perché? Perché devi poter dimostrare in qualsiasi momento di aver ottenuto un consenso valido. E questa prova, con il single opt-in o l’opt-in confermato, è difficile da fornire. Il double opt-in, invece, ti tutela: hai la conferma del clic da parte dell’utente, con data e ora esatta.

Iscrizione alla newsletter e GDPR

Con servizi come rapidmail, ogni iscrizione alla newsletter avviene tramite double opt-in. Il sistema registra automaticamente:

• l’indirizzo IP dell’utente,
• data e ora dell’iscrizione,
• e clic di conferma.

Queste informazioni sono accessibili direttamente dal tuo account e ti aiutano a essere sempre conforme alla normativa.

Inoltre, il GDPR ti chiede anche di adottare misure tecniche e organizzative per proteggere i dati personali. Se non usi il double opt-in, potresti sembrare negligente, e questo potrebbe sfavorirti in caso di controversie legali.

Ma non si tratta solo di tutela legale: c’è anche un vantaggio economico. Con il double opt-in, invii newsletter solo a chi è davvero interessato, riducendo i costi e migliorando le statistiche. Le tue analisi saranno più precise, perché non verranno falsate da utenti inattivi o inconsapevoli.

3. Conclusione: se non usi il double opt-in, stai violando il GDPR?

Anche se il GDPR non impone esplicitamente l’uso del double opt-in per iscrivere nuovi utenti alla tua newsletter, la sua assenza potrebbe comunque metterti in una posizione rischiosa. Ti consigliamo vivamente di usare sempre il double opt-in, proprio come misura di tutela: in caso di controlli o controversie, potrai dimostrare di aver ottenuto un consenso chiaro e valido da parte dei tuoi iscritti. Questo tipo di conferma non è possibile con il single opt-in, perché chiunque potrebbe inserire un’email che non gli appartiene nel modulo d’iscrizione.

Inoltre, se dovessi affrontare un contenzioso legale, il double opt-in ti permette anche di dimostrare che hai adottato misure tecniche e organizzative concrete per proteggere i dati personali dei tuoi utenti.

Se utilizzi i form di iscrizione forniti da rapidmail, puoi stare tranquillo: il double opt-in viene applicato in automatico. Vengono registrati e salvati tutti i dati necessari per dimostrare il consenso degli utenti, come l’indirizzo IP, la data e l’ora sia della registrazione che della conferma. Il nostro consiglio? Invia newsletter solo a clienti esistenti o a chi ha espresso un consenso esplicito tramite double opt-in.

Con rapidmail, inoltre, hai a disposizione modelli già pronti e conformi al GDPR per informare correttamente i tuoi utenti sulla protezione dei dati e raccogliere il consenso nel modo giusto. In pochi passaggi puoi integrare un modulo d’iscrizione conforme sul tuo sito web e iniziare a inviare newsletter in regola.

Hai dubbi o domande?

Questo articolo ha uno scopo puramente informativo e non sostituisce una consulenza legale personalizzata. Se hai domande specifiche su come gestire al meglio la tua newsletter in conformità con il GDPR, ti consigliamo di parlare con il tuo consulente legale, con l’avvocato della tua azienda o con gli esperti di Keyed: sapranno aiutarti con indicazioni su misura per la tua situazione.